A jelenléti ív fejlesztése (UI) - 2024
For English please visit my Linkedin profile or scroll down.
A közgyűlési jegyzőkönyvek megírásának része, hogy a jelenléti ív alapján feljegyzésre kerülnek a megjelent tulajdonosok és a szavazataik aránya. A célom a korábban hosszadalmas folyamat lerövidítése volt a jelenléti ív “felhasználói felületének” fejlesztésével.
Jelen esetben a kutatást a saját tapasztalataim jelentették, azaz több 10 órányi jegyzőkönyv írás és a régi jelenléti ív használata a közgyűléseken.
A régi verzió problémái
- a védettség hiánya miatt kitörlődő a programozás
- fölöslegesen sok oszlopban kiírásra került tulajdoni hányadok
- a kitöltés nehézkes és kényelmetlen (a közgyűlések tempója lekövethetetlen)
- a jegyzőkönyv kitöltése a jelenléti ív alapján hosszadalmas és fárasztó
Megoldások
- a jelenléti ív kitöltési módjának leegyszerűsítése
- egy új munkalap létrehozása, amely a jelenléti ív kitöltésének következményeként automatikusan létrehozza a jegyzőkönyv megírásához szükséges szövegeket
A leegyszerűsített jelenléti ív legfőbb jellemzői
- a tulajdoni hányadok egyszer jelennek meg és erre a tartományra hivatkoznak a képletek
- a helyes kitöltés ellenőrzése feltételes formázással történik
- az egyesek beírása újabb folyamatokat indukál az új munkalapon
Az új munkalap
Az új munkalap mindössze az egyesek beírásának és néhány képletnek a következményeként létrehozza a jelenléti ívből a jegyzőkönyv kitöltéséhez szükséges szövegeket, azaz:
- a megjelent tulajdonosok és tulajdoni hányaduk felsorolását
- az egyes szavazások szavazati arányát és azt, hogy mely tulajdonosok hogyan szavaztak
Mindezt jól átlátható módon, instrukciókkal, levédett cellákkal és rejtett képletekkel. Így a felhasználók csak a szükséges (sárgával jelölt) cellákat tudják kitölteni és a képleteket nem tudják kitörölni, sőt nem is látják.
További fejlesztési lehetőségek
- a szövegek automatikus formázása
- az ismétlődések kiszűrése (Pivot table használatával)
- az összes ház jelenléti ívének átformázása (Macrókkal)
Eredmények
A fent felsorolt változtatások jelentősen megkönnyítették és felgyorsították a jelenléti ív és így a jegyzőkönyv kitöltését is.
A videóban felhasznált felvételek alapján az régi jelenléti ív használata körülbelül 3 percet, míg az új használata 1 perc 21 másodpercet vett igénybe. Ennek megfelelően az időmegtakarítás 1 perc és 38 másodperc, tehát a használati idő a felére csökkent.
